SELIDBA POSLOVNOG PROSTORA – SAVETI

Već smo pisali o tome koliko je veliki posao selidba poslovnog prostora na drugoj lokaciji, a da ne bi trajao i duže nego što je potrebno donosimo vam ovaj praktični mini vodič sa planom i rasporedom selidbe kancelarija i svog kancelarijskog inventara.

Naša časovnica vam može poslužiti kao lista zadataka tzv. ‘‘To DO”  lista, koja će vam pomoći da sve obaveze organizujete i pregledno unesete na papir.  Podelili smo je u nekoliko vremenskih perioda, pre, tokom i nakon selidbe.

saveti selidba poslovnog prostora

 

 4-6 MESECI PRE SELIDBE

  • Izaberite koordinatora za selidbu
  • Izaberite agenta koji će vam naći novi poslovni prostor
  • Sastanite se sa menadžerom zgrade
  • Utvrdite lokaciju novih prostorija
  • Isplanirajte budžet za selidbu
  • Izaberite datum kada ćete se seliti
  • Saopštite zaposlenima opšte planove u vezi sa selidbom
  • Pribavite neophodne dozvole
  • Naručite nove brojeve telefona i faksa

 

NAJMANJE 2-4 MESECA PRE DANA SELIDBE

  • Angažujte selidbenu ageniciju
  • Naručite nova obeležja za firmu na novoj lokaciji
  • Nazovite servis sa čišćenje
  • Naručite izmenu adrese u žutim stranama i on-line portalima gde se reklamirate
  • Uredite Internet i telefonske linije
  • Sa operaterom dogovorite VOIP usluge sa pozive u inostranstvo
  • Još jednom proverite Server sobu
  • Naručite potreban kancelarijski nameštaj

 

1-2 MESECA PRED SELIDBU

  • Preraspodeliti kancelarije zaposlenima i napraviti funkcionalan razmeštaj
  • Počistiti prostorije i otarasiti se nepotrebnog kancelarijskog materijala
  • Poslati obaveštenje o promeni adrese svim poslovnim parterima i kupcima iz baze
  • Ažurirati sajt sa novim izmenama
  • Urediti osiguranje za nove prostorije
  • Preneti stari ili kupiti novu fotokopir mašinu
  • Naručiti alarmni sistem i unutrašnji nadzor u novim prostorijama
  • Maručiti ključeve i kartice za prijavljivanje za zaposlene
  • Naručiti automate za vodu, kafu i slatkiše

MESEC DANA PRED SELIDBU

  • Preneti računare i drugi vaš kancelarijski nameštaj
  • Skladište materijal  koji ne treba da se seli
  • Pribavite kutije i sanduke za pakovanje stvari
  • Spakujte i ispraznite zajedničke prostorije
  • Instalirajte telefone
  • Obavestite Poštu o promeni adrese
  • Naručite nov kancelarijski materijal

 

NEDELJU DANA PRED SELIDBU

  • Obilazak nove lokacije i nove zgrade
  • Spakovati stolove i lične stvari
  • Obeležiti sa spakovan inventor
  • Spakovati računare i drugu računarsku opremu
  • Isprazniti, odlediti i očistiti frižider
  • Rezervisati liftove za teret
  • Podeliti nove ključeve i kartice
  • U ovom period ne zakazujte važne sastanke sa klijentima
  • Kontaktirajte klijente i obavestite ih da u to vreme možda nećete biti dostupni za njih

NA DAN SELIDBE

  • Potrudite se da najveći broj zaposlenih bude stare i nove kancelarije
  • Obezbedite piće i hranu za radnike iz agencije i ljude koji ima pomažu
  • Obložite hodnike kojima se prolazi kartonima kako biste ih zaštitili
  • Pomerite biljke na sigurno
  • Obezbedite kutiju za ‘’Izgubljeno i nađeno’’
  • Proverite još jednom staru kancelariju
  • Sakupite stare ključeve i kartice

 

 

Nakon što ste uspešno ispunili sve ono što ste ovim planom zacrtali već narednog dana možete mirno da uživate uz doručak dobrodošlice u svojoj novoj kancelariji i da se opet prepustite svim poslovnim obavezama.

selidba poslovnog prostora beocontrol

selidbe poslovnog prostora beocontrolSve ćešće firme pribegavaju seljenju kao vidu uštede ukoliko im se ukaže neka povoljna ponuda poslovnog prostora. Sa dobro isplaniranim budžetom i menadžmentom, mudra selidba na boljoj lokaciji firmi može firmi da omogući da igrade svoj koroporativni profil, da povećaju svoju bazu kupaca, izboljšaju administraciju i postanu efikasniji.

Da bi do selidbe poslovnog prostora uopšte došlo presudni faktori su: odgovarajući novi poslovni prostor, dobar odnos kvadrature i cene, dobar raspored kancelarija i dovoljan broj odvojenih prostorija za sve zaposlene sa odgovarajućim nameštajem i na kraju dobri uslovi plaćanja najamnine.  

Kada je ovo ispunjeno možete preći u svoje novoizabrane prostorije, ali obzirom da selidba u zavisnosti od posla kojim se bavite može trajati i više meseci neophodno je dobro je isplanirati tako da tekući posao ne trpi nijednog jedinog dana.  Ovo je već zagonetka za mnogo veće i iskusnije eksperte zato vam na ovoj tački savetujemo da ipak iznajmite usluge firme koja se bavi selidbama poslovnih prostora.

To je i naš prvi savet jer koliko god budete platili agenciji za selidbu vašeg poslovnog prostora, bićete u sigurnom dobitku ako stavite na papir oko kojih stresnih stvari nećete morati da razmišljate ukoliko ovaj posao poverite profesionalcima. I najmanje greške prilikom selidbe mogu koštati mnogo jer one samo usporavaju proces selidbe, a ona i rad vaše firme.

Budite svesni da je selidba jedan komplikovan proces, koji se kao i svaki drugi proces sastoji iz serija prostih zadataka koje treba izorganizovati i isplanirati, tako da se sav posao obavi u najkraćem mogućem roku. To uključuje i veliki broj ljudi, ali i vozila, a obzirom na broj stvari koje treba uraditi neophodno je i na vreme početi sa planiranjem. A sa planiranjem nije nikada rano početi.

Najbolja iskustva govore da svi koji zakupljuju novi poslovni prostor svoje opcije treba da počnu da razmatraju od 12-18 meseci unapred, a sama seliba može trajati jako dugo u zavisnosti od tipa posla kojim se bavite, veličine prostora i same udaljenosti. Ovo nije bitno samo za samo izvođenje selidbe, već i za pregovore između onih koji izdaju poslovne prostore i same agencije za selidbu, jer što su pregovori sa različitim firmama veći, to je veća i konkurencija među njima, a veća i verovatnoća da će se odlučiti za još bolju i povoljniju ponudu.

Kakva su vaša iskustva?

pakovanje knjiga pred selidbu beocontrol

pakovanje knjiga beocontrolPored vrednih umetnina i nakita koji ste nasledili od bake, skupe tehnike i markirane garderobe, možda i najvrednije u svakom stanu je kućna biblioteka vrednih i retkih knjiga koju ste sakupljali godinama unazad. Jer predstavljaju jako osetljive predmete koje treba zaštititi od fizičkih oštećenja, vlage, cepanja, ali i deformisanja, knjige zahtevaju posebnu pažnju prilikom selidbe vaših stvari. Zato ih treba adekvatno zaštiti prilikom pakovanja i naslagati tako da korice ostanu neiskrivljene, a stranice knjiga nigde savijene.

Zato vam donosimo nekoliko praktičnih saveta  za pakovanje knjiga i vaše kućne biblioteke pred samu selidbu.

  1. Pre nego krenete sa pakovanjem, popišite sve knjige, prebrojte ih i nabavite dovoljan broj čvrstih kutija u kojima ćete ih  preneti do kamiona za selidbu.
  2. Manje knjige i tanje možete slagati jednu na drugu, dok je za knjige sa čvrstim povezom preporučljivo da se u kutije slažu uspravno, na isti način kako ih pakujete na polici.
  3. Kada ih slažete, trudite se da među knjigama nema praznog prostora, jer onda neće stajati čvrsto što može oštetiti knjige.
  4. Ukoliko je reč o vrednim enciklopedijama ili drugim knjigama, koje za vas imaju posebnu vrednost, pre nego ih položite u kutije, ubacite ih u veliko kartonsko pismo koje će ih zaštiti od habanja.
  5. Albume sa porodičnim fotografijama ili specijalna izdanja knjiga koje ste dobili među prvima, razdvojte črvstim kartonom i opet pažljivo slažite dok ne popunite prazan prostor.
  6. Kada ste knjige naslagali u kutije, kutije dobro zatvorite i zalepite trakom.
  7. Kutije treba obeležiti kako bi radnici koji vas sele znali da ove kutije ostave za kraj i ne stavljaju ništa teško na njih.
  8. Ukoliko će knjige sa drugim stvarima putovati dugo i na daleko uverite se da će knjige biti na suvom i hladnom mestu u kamionu za selidbe.

pakovanje knjiga pred selidbu beocontrol

Spisak sa listom knjiga, ali i ostalim vrednim predmetima držite pored sebe na sigurnom mestu, kako bi pristigle knjige mogli da proverite istog trenutka kada pošiljka pristigne na vašu adresu.

U gomili kutija i gomili stvari i velike stvari brzo nestanu ili se zature, zato nikako ne propustite da ponovite pravilo koje smo ovde naveli kao prvo:  da ponovo prebrojite sve knjige koje su pristigle, kako bi bili sigurni da ste uspešno preneli svoju kućnu biblioteku.

I oni koji se sele po prvi put i oni koji imaju vise iskustva sa selidbama, znaju da one uključuju planiranje brojnih detalja ali i troškova. Zato i jedni i drugi traže najjeftinije rešenje, naročito prilikom selidbe na  daljim relacijama ili međunarodnih selidbi.

A kako u tome i uspeti? Evo nekoliko praktičnih saveta koji će vam pomoći da ostanete u okvirima planiranog budžeta kada je reč o selidbama u udaljene države i gradove sveta.

Raspitajte se za akcije i promocije

Ne bi li pridobili veći broj klijenata agencije za selidbu nude brojne pogodnosti za ozbiljne klijente koji neretko uključuju besplatne kutije za pakovanje, zaštitne folije ili čak određeni popust što je relacija selidbe duža. Zato savetujemo da se dobro raspitate šta je sve uračunato u cenu, da li ima nečeg što ide besplatno ili pak ako nema, da se dogovarate i pregovarate sa agencijom jer u 80% slučaja, naročito kada je reč o selidbama na dugim relacijama, agencije jesu spremne na odstupanje od prve ponude.

Napravite listu pitanja za svaku firmu sa selidbu

Kako vam nijedan od detalja ne bi promakao, i kako bi bili u mogućnosti da ocenite kolika je realna vrednost usluge koju selidbena agencija nudi,  pripremite listu pitanja, kako bi dobili odgovore na željena pitanja i uspeli da se odlučite za onu agenciju koja nudi najbolje uslove selidbe. Pitanja koja treba da postavite odnose se na:

–      Pomenute popuste i promocije;

–       Osnovnu uslugu koja se nudi;

–       Koji su ključni faktori koji učestvuju u formiranju krajnje cene;

–       Posebne dodatne takse;

–        Osnovno i dodatno osiguranje vaših stvari tokom selidbe;

Ne zaboravite da tražite procenu selidbe

Svaka od agencija koja ozbiljno pristupa poslu selidbe i sama će vam ponuditi besplatnu procenu selidbe. Procena se formira za svaki slučaj posebno, jer se u njoj analiziraju količina stvari, njihova vrednost, veličina, ali i tačna kilometraža od jednog stana do drugog, koji vid transporta se koristi, kao i kroz koje države se sve prolazi. Tražite detaljnu procenu selidbe od svih agencija kojima ste se obratili za uslugu, jer će vam sa njima biti mnogo lakše da se odlučite za najbolju i najpovoljniju agenciju.

Posebnu pažnju obratite na dodatne takse

Dodatne ili skrivene takse pojavljuju se kod određenih država za teret čiji je transport uređen posebnom regulativom. To su uglavnom one stvari koje štete životnoj okolini, specijalni tereti, ali i skupoceni predmeti i umetnička dela. Za njihov prevoz i same agencije neretko uvode posebne takse, naročito ako zahtevaju dodatni trud, pažnju ili zaštitu kako bi se pomerile i prevezle sa jednog vozila na drugo,  ili jedno mesto na drugo. Dobra stvar je da sve dodatne takse moraju biti predviđene aneksom ugovora, ako ne i novog ugovora, te  jedino što treba preizeti jeste samo pažljivo pročitati ugovor, razmotriti ga  i detaljno se informisati o ukupnoj krajnjoj ceni.

pokretni kontejner beocontrol

pokretni kontejner beocontrolKontejneri za prenos robe predstavljaju pokretne kontejnere koji nam omogućavaju utovar i orevoz većeg tereta zahvaljujuči svojim dimenzijama i strukturi. Uz nove kontejnere možete zaboraviti na milione kartonskih kutija, hiljadu i jednu kesu i folije za nameštaj. Pakovanje svih stvari, od najsitnijih do onih najkrupnijih u jedan jedini kontejner olakšava manipulisanje teretom. U kolikoj meri olakšavaju selidbu u ovu zahtevnu misiju se uz adekvatnu kontejnersku ambalažu možete i samostalno upustiti u selidbu bez profesionalne pomoći.

Ima bar još 4 razloga zašto savremeni kontejneri za prenos robe olakšavaju selidbu i transport robe:

1. Lako manipulisanje bez poteškoća oko utovara i istovara robe

Svako ko je ikada selio nameštaj sa jedne lokacije na drugu zna da najveći problemi nastaju kada ovako teške predmete treba popeti na kamion ili u kombi. Pokretni kontejneri isključuju ovaj problem, jer sa njima teret nije potrebno unositi ili spuštati, već je dovoljno samo preneti kontejner za vozilo, te eliminišu sve poteškoće i rizike od povreda prilikom unošenje tereta u vozilo, njegovog ispadanja tokom prenošenje i uopšte manipulisanja habastim teretom.

2. Isplativija selidba

Pokretni kontejneri su daleko isplativije rešenje od kompletne profesionalne usluge selibde. Sa prenosnim kontejnerima vaši prijatelji i rodbina će biti od velike i dovoljne pomoći da se sve stvari spakuju i iznesu ispred kuće, a firma za selidbe će biti samo neophodna oko prevoza istih, te će ponuda firme uključivati samo transport date robe, ali ne i troškove pakovanja, utovara i istovara ako za to imate pomoć prijatelja.

3. Mogućnost izbora najadekvatnije veličine kontejnera

Pokretni kontejneri su dostupni u različim veličinama i oblicima, a cena iznajmljivanja se razlikuje upravo od datih karakteristika. Od količine robe koju selite i veličine nameštaja, zavisiće i izbor odgovarajućeg kontejnera. Iako se cena formira na osnovu veličine i dimenzija tereta,  imajte u vidu da u veći kontejner može stati više robe, pa je veći pokretni kontejner uvek bolje rešenje od premalog.

4. Veći stepen bezbednosti

Prilikom transporta iz jednog grada u drugi, ili jedne države u drugu, nema nikakvih briga oko toga da bi se određene stvari mogle zaturiti ili izgubiti, s obzirom da se pokretni kontejnetri zaključavaju, a ključ od istih imate samo vi. Tako su vaše stvari zaključane od trenutka kada ih popakujete, pa do dostavljanja na željenu adresu, te tako apsoutno bezbedne i zaštićene.